Notice légale

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DIRECTION DES AFFAIRES FINANCIERES
ET JURIDIQUES
SERVICE ADMINISTRATION ELECTRONIQUE

21 JUIN 2007 – DM2 2007
MME. JULIETTE SEGUELA
109

ADMINISTRATION ELECTRONIQUE : MISE EN ŒUVRE DE TELESERVICES

VU le rapport de Monsieur le Président du Conseil général,
VU l'avis de la commission des finances,
VU les conclusions du rapporteur,
APRES EN AVOIR DELIBERE,
L’Assemblée départementale :

- rappelle que le plan d’actions administration électronique du Conseil général des Pyrénées-Atlantiques validé par délibération n°113 du 22 juin 2006 prévoit la création de plusieurs téléservices à destination des usagers (les particuliers, les associations, les entreprises).
L’ordonnance n° 2005-1516 en date du 8 décembre 2005 relative aux échanges électroniques entre les usagers et les autorités administratives, et entre les autorités administratives impose aux collectivités territoriales qui créent des téléservices de prendre une décision fixant leurs modalités d’utilisation, notamment les modes de communication possibles. Ces modalités s’imposent aux usagers.
En utilisant le téléservice, l'usager doit pouvoir consulter la décision qui a créé le téléservice.

- décide :

* D’une part de régulariser les 2 téléservices déjà existants :
• Le dépôt d’une candidature spontanée à un emploi : il s’agit de permettre aux personnes à
la recherche d’un emploi ou d’un stage de proposer leur candidature spontanée par écrit ou en ligne, sur un poste ouvert par le Département. L’utilisation de ce service est facultative.
Le destinataire de ces candidatures est la Direction des Ressources Humaines de la collectivité.

Les informations enregistrées lors de ce traitement automatisé sont :
- l’identité de la personne : civilité, nom, prénom, adresse, téléphone, courriel,
- sa situation professionnelle,
- ses savoirs et son savoir-faire,
- éventuellement son CV et sa lettre de motivation,
- sa disponibilité.

• Le covoiturage : ce service au public apparaît être une réponse aux préoccupations des pouvoirs
publics en matière de protection de l’environnement, de développement durable, de transport public et de désenclavement. Il joue le rôle d’intermédiation entre les offreurs et les demandeurs de partage d’un véhicule particulier afin d’effectuer un trajet en commun.
Une charte d’utilisation a pour objet de régir les relations entre usagers qui utilisent la plate-forme internet d’intermédiation en covoiturage mise à leur disposition par le Département des Pyrénées-Atlantiques.
Les modalités d’utilisation de cette plate-forme sont régies par des conditions générales, auxquelles les usagers du covoiturage doivent adhérer lors de leur inscription.
La charte et les conditions d’utilisation sont accessibles lors de l’utilisation du téléservice qui est obligatoire, puisque cette plate-forme n’est accessible que sur internet, à l’adresse www.covoiturage64.fr.

* Et d’autre part de créer plusieurs téléservices et d’en fixer leurs modalités d’utilisation :

• La demande de subvention : cette téléprocédure a pour objectif de permettre d’effectuer une
demande de subvention en ligne. Ce téléservice sera développé progressivement : dans un premier temps, il sera réservé aux associations puis sera étendu aux autres types de bénéficiaires (les entreprises, les collectivités territoriales,…).
L’utilisation de ce téléservice est facultative, mais fortement recommandée.
Le destinataire de ces demandes sera, selon les cas, le service gestionnaire du type de subvention demandée : par exemple, le service des ressources sportives pour les subventions allouées dans le domaine du sport, le service des aides aux communes pour les subventions d’équipement aux bâtiments communaux, le service agriculture pour les aides relevant de ce secteur d’activité,…
Pour les associations, les informations enregistrées au cours de cette démarche administrative automatisée sont :
o La dénomination, les objectifs, les coordonnées, le relevé d’identité bancaire,…
o l’identité de la personne à contacter (nom et prénom),
o l’identité de son Président (nom et prénom),
o le budget prévisionnel de l’association,
o le cas échéant, la description et le budget prévisionnel de l’action qui fait l’objet de la demande,
o le montant de la subvention demandée,
o dans le cas d’une aide accordée l’année précédente, le budget réalisé.

• Les téléservices à destination des bibliothèques municipales : il s’agit de mettre en œuvre
via le site de la Bibliothèque départementale (BDPA), un extranet « services » destiné aux bibliothèques et points de lecture du département. En particulier, les bibliothèques pourront consulter les catalogues de la Bibliothèque départementale (documents imprimés et sonores, expositions, malles), réserver des ouvrages en ligne et accéder à leur compte lecteur (liste des documents actuellement prêtés…).
L’utilisation de ce service est facultative.
Le destinataire des demandes de réservation est la Bibliothèque départementale des Pyrénées-Atlantiques rattachée à la Direction de l’Education, de la Culture et des Sports du Département. Ce service est accessible uniquement sur mot de passe et identifiant délivré par la BDPA à l’ensemble de ses dépositaires.

• La demande de bourse départementale : ce téléservice a pour finalité de permettre aux
étudiants de l’enseignement supérieur d’effectuer leur demande de bourse départementale par voie électronique. L’utilisation de ce téléservice est facultative.
Le destinataire de ces demandes est le Service de l’Education rattaché à la Direction de l’Education de la Culture et des Sports.
Sont enregistrées par le traitement automatisé les informations relatives à l’identité de l’étudiant, à l’identité de ses parents (ou tuteurs), à l’identité des enfants à charge et la situation familiale.
Les données à caractère personnel collectées et les traitements développés par les destinataires pour la réception et l’intégration des demandes transmises par les téléservices sont déclarés auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés, conformément à la loi n° 78-17
du 6 janvier 1978 modifiée relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Les droits d’accès, de rectification et de suppression prévus par cette même loi s’exercent auprès du service destinataire du traitement automatisé.

- et donne délégation à la Commission permanente pour créer des téléservices supplémentaires dans le cadre du plan d’actions administration électronique de notre collectivité, conformément à l’ordonnance n° 2005-1516 du 8 décembre 2005 précitée.

ADOPTE A L’UNANIMITE.
Le Président du Conseil général,
Jean-Jacques LASSERRE.